Jak szkolić menedżerów, aby potrafili wysłuchać i zrozumieć podwładnych?

Dobra kadra menedżerów średniego szczebla to prawdziwy skarb – od nich zależy sprawność podejmowania decyzji i pracy poszczególnych działów. Aby menedżerowie byli skuteczni, muszą poznać tajniki niełatwej sztuki zarządzania. Największą trudnością okazuje się zazwyczaj skuteczna współpraca i motywowanie podwładnych. Wiele osób po awansie na stanowisko kierownicze nie posiada wiedzy i umiejętności niezbędnych do zarządzania personelem. Warto więc zastanowić się nad odpowiednim systemem szkoleń dla kadry menedżerskiej. Dzięki temu będą mogli realizować się w pracy, wspierać zespół i równocześnie zapewniać dobrobyt firmie.

Zadania menedżera – czym jest skuteczne zarządzanie?

Zarządzanie to proces polegający na koordynowaniu pracy podwładnych, wyznaczaniu celów oraz przewodzeniu, motywowaniu i nadzorowaniu pracy innych. Menedżerowie są odpowiedzialni za planowanie, organizowanie i kontrolowanie działań grupy. Powinni również posiadać szeroki zakres kompetencji interpersonalnych, koniecznych dla poznania i wykorzystania potencjału poszczególnych członków zespołu. Dla skutecznego zarządzania muszą zatem posiadać trzy typy umiejętności:

• umiejętności techniczne – wiedza specjalistyczna i praktyczne doświadczenie na  stanowisku związanym z działaniami zespołu. Są one konieczne dla podjęcia roli mentora i przewodnika;
  
  
• umiejętności koncepcyjne – obejmujące planowanie i zarządzanie celami. Pozwalają na zrozumienie mechanizmów produkcyjnych, przewidywanie i rozwiązywanie problemów;
  
  
• umiejętności interpersonalne – są niezbędne do skutecznego komunikowania się w roboczym zespole. Dzięki takim zdolnościom menedżerowie są w stanie określić mocne i słabe strony pracowników. Znają potrzeby podwładnych i potrafią ich motywować. Są również skuteczniejsi w rozwiązywaniu konfliktów zespołowych.

Zazwyczaj w trakcie wcześniejszej pracy menedżerowie nabywają dwa pierwsze typy umiejętności. Dzięki dużemu doświadczeniu i wiedzy oraz samodzielnemu rozwiązywaniu problemów otrzymują awans na stanowisko kierownicze. Zarządzanie innymi to zazwyczaj nowy obszar, w którym muszą dopiero rozwinąć swoje kompetencje. Proces ten jest szczególnie trudny dla zarządzających, którzy przez długi czas sami byli członkami zespołu i z pozycji współpracownika muszą przejść do roli szefa.



Przewodzenie zespołowi i wspieranie podwładnych wymaga od przełożonego wypracowania szeregu umiejętności interpersonalnych. Dobry menedżer musi uważnie słuchać swojego zespołu, obserwować i wyciągać wnioski. Jest to konieczne, aby reagować w sposób elastyczny na potrzeby całej grupy oraz poszczególnych pracowników. Menedżer powinien do charakterystyk poszczególnych osób dostosowywać zakres i typ obowiązków, sposób przekazywania wiedzy i poziom udzielanej autonomii. Pracownicy reagują też na zróżnicowane sposoby motywowania, krytykowania i nagradzania. Początkowo większość menedżerów działa metodą prób i błędów, starając się wprowadzić rozwiązania, które nie generują konfliktów. Trudno bowiem stosować dopasowane do osobowości pracownika metody motywacyjne, nie znając żadnych podstawowych sposobów motywowania i przekazywania krytyki.

Szkolenia dla menedżerów – inwestycja czy strata pieniędzy?

Istnieje kilka sposobów udzielania pomocy wdrażającym się w obowiązki menedżerom oraz wspierania dalszego rozwoju bardziej doświadczonych kierowników. Jednym z rozwiązań jest system mentorski, w którym nowi menedżerowie mogą korzystać z wiedzy i doświadczenia starszych kolegów. Otrzymują pomoc w rozwiązywaniu konfliktów grupowych i zrozumieniu mechanizmów rządzących zachowaniami pracowników. Mentorzy udzielają wskazówek, po czym stopniowo wycofują się z pomocy, aby młodsi koledzy zdobyli konieczną na ich stanowisku autonomię.



Warto również skorzystać z oferowanego przez zewnętrzne firmy szerokiego wachlarza szkoleń, warsztatów i kursów z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi i wspierania pracy zespołowej. Należy zastanowić się nad ofertą szkoleniową dostosowaną do potrzeb konkretnych menedżerów i charakterystyki przedsiębiorstwa. Najczęściej wybieranymi szkoleniami z zakresu umiejętności interpersonalnych i metod wspierania pracowników są:

• skuteczna komunikacja w zespole – w zakres szkolenia włączane są informacje o sposobach przekazywania wiedzy i metodach aktywnego słuchania. Menedżerowie uczą się również diagnozowania potrzeb i postaw oraz zbierania opinii na temat satysfakcji pracowników;
  
  
• metody poznawania mocnych stron pracowników – szkolenia obejmują metody diagnozy kompetencji i mocnych stron pracowników oraz sprawdzania wiedzy i umiejętności. Dużą wagę przykłada się do dostosowania obowiązków do charakterystyk pracownika, tak aby mógł on maksymalnie wykorzystać swój potencjał;
  
  
• kierowanie rozwojem pracowników – metody wspierania pracowników od zatrudnienia do osiągnięcia pełnej samodzielności. Sposoby udzielania instruktażu i kontroli na różnych stopniach wdrażania pracownika. Metody przydzielania nowych obowiązków. Sposoby diagnozowania potrzeb szkoleniowych;
  
  
• delegowanie zadań – szkolenia te są zazwyczaj oparte na teoriach dotyczących delegowania zadań w zależności od stopnia samodzielności i dojrzałości pracownika. Menedżer musi dostosować zakres odpowiedzialności i sposób cedowania obowiązków do możliwości pracownika. Zagrożeniem płynącym z nieopanowania tej sztuki jest frustracja specjalistów bądź nadmierne przeciążenia i duża liczba błędów popełnianych przez pracowników z niewielkim doświadczeniem;
  
  
• skuteczne motywowanie zespołu – związane z koncepcjami motywacji wewnętrznej i zewnętrznej oraz możliwościami wpływu na działania celowe człowieka. Poruszane są zagadnienia dotyczące planowania systemu sankcji i nagród oraz przekazywania informacji zwrotnej. Ważnym elementem jest zazwyczaj opanowanie zasad skutecznej krytyki;
  
  
• przeciwdziałanie negatywnym zjawiskom w miejscu pracy – szkolenia związane z problematyką stresu, mobbingu czy wypalenia zawodowego. Menedżerowie uczą się metod skutecznej obserwacji, diagnozowania i walki z problemami w zespole. Przedstawiane są również sposoby zarządzania konfliktem. Często porusza się kwestię zachowań kontrproduktywnych, ich przyczyn i metod ograniczania problemu;
  
  
• ocena pracownicza – zasady tworzenia okresowych ocen pracowniczych i wprowadzania programów zwiększających skuteczność działania zespołu.

Niektóre firmy włączają do procesu szkoleniowego warsztaty z zakresu wzmacniania identyfikacji pracowników czy job sculptingu. Uznaje się, że menedżer powinien wzmacniać zaangażowanie podwładnych, tak aby uznawali oni cele przedsiębiorstwa za ważne z ich osobistej perspektywy. Pracownicy, którzy czują się emocjonalnie związani z firmą, są bardziej skłonni do angażowania się w dodatkowe obowiązki i proponowania nowych rozwiązań. Job sculpting jest zaś sposobem na zwiększenie satysfakcji pracowników. Jest to proces dopasowywania ludzi i stanowisk. Pracownicy mają szansę realizowania się na stanowiskach dopasowanych do ich osobowości i stylu działania. Dodatkowo, jeśli do zadań menedżera zalicza się przyjmowanie nowych osób, należy wspomóc go szkoleniami z zakresu skutecznych metod rekrutacyjnych. Część menedżerów potrzebuje również szkoleń wpierających asertywność i warsztatów wizerunkowych. Mogą one być skuteczną metodą na wzmocnienie przywództwa i nawiązanie bardziej efektywnych relacji z zespołem.

Skuteczna kadra menedżerska – zyski dla firmy

Menedżer, który opanował wszystkie elementy wspierania podwładnych i zarządzania zespołem, jest w pełni dojrzały i samodzielny. Co oczywiste, poza umiejętnością wsłuchiwania się w potrzeby pracowników i obserwowania procesów wewnątrzgrupowych musi posiadać odpowiedni zasób specjalistycznej wiedzy i doświadczenia z obszaru, w którym porusza się jego zespół. Z tego powodu proces szkolenia kadry kierowniczej jest długi. Mimo to warto go podjąć, aby w późniejszym czasie móc czerpać zyski z dobrze zarządzanych działów. Oczywiste jest, że dla sprawnego funkcjonowania grupy jako całości każdego jej członka należy traktować w sposób dostosowany do jego indywidualnych potrzeb. Jednak obecnie zwraca się również uwagę na konieczność różnego traktowania tego samego pracownika w zależności od zaistniałej sytuacji. Jego funkcjonowanie może różnić się w zależności od dziedziny, powierzonych mu zadań czy ilości czasu przeznaczonego na ich wykonanie.


W praktyce poznanie pracownika w odniesieniu do szerokiego spektrum okoliczności wymaga ogromnej wiedzy i kompetencji interpersonalnych. Jednak dopiero na tym poziomie można w sposób efektywny dopasować metody zarządzania do pracownika. Podstawową korzyścią płynącą z tego dostosowania jest wysoka efektywność. Pracownik czuje się bezpiecznie, ponieważ nie stawia się go w sytuacji przerastającej jego możliwości. Jest wspierany i kontrolowany w działaniach, które są dla niego nowe. Równocześnie otrzymuje dużą autonomię i przejmuje odpowiedzialność w sytuacjach, w których czuje się specjalistą. Dodatkowo poczucie bezpieczeństwa pozwala mu na uruchomienie kreatywności i podejmowanie ryzyka. Taka sytuacja zwiększa także zaufanie do kadry kierowniczej, co jest jednym z czynników pozytywnie wpływających na identyfikację pracowników z firmą.


Dobra komunikacja w miejscu pracy jest podstawą dla zwiększania zaangażowania i motywacji personelu. Pracownicy, którzy czują się wysłuchani, są bardziej zadowoleni. Równocześnie nie boją się zgłaszać własnych rozwiązań i zastrzeżeń do proponowanych procedur. Takie informacje często okazują się przydatne przy planowaniu przyszłych strategii. Poznanie potrzeb zatrudnionych pozwala z kolei na dobre dostosowanie obowiązków do osobowości i zainteresowań podwładnych. Dzięki temu mogą oni realizować swoje pasje i rzadziej myślą o zmianie miejsca zatrudnienia.


Niekompetentni menedżerowie mogą być przyczyną wielu negatywnych zjawisk. Złe stosunki w zespole, niejasne procedury, brak dostępu do informacji, niezgodność obowiązków i zainteresowań pracowników to najczęstsze powody zmiany pracy. Sfrustrowani pracownicy, którzy nie widzą szans na realizację swoich potrzeb czy awans, częściej angażują się w działania mające negatywny wpływ na funkcjonowanie firmy. Nadużywają zwolnień, spóźniają się, wywołują konflikty i starają się unikać dodatkowych obowiązków. Dobry menedżer jest więc osobą, która potrafi zapobiec takim zjawiskom, utrzymać satysfakcję podwładnych i zapewnić wysokie wyniki.

Zakończenie

Firmy powierzają menedżerom ogromną część obowiązków związanych z diagnozowaniem potrzeb pracowników i zarządzaniem zasobami ludzkimi. W ten sposób ścisłe kierownictwo przedsiębiorstwa ma wystarczająco dużo czasu na planowanie długoterminowych strategii. Jednak aby taki podział obowiązków kierowniczych był skuteczny, menedżerowie muszą być dobrze przeszkoleni i kompetentni. W przeciwnym wypadku ich działania mogą doprowadzić do narastania negatywnych zjawisk, których źródło przez długi czas może pozostać nieodkryte.